PRODUCIR DOCUMENTOS 2

CARTILLA

APRENDIZAS: 

SANDRA LILIANA URREGO

LEIDY TATIANA LUNA

YINA PAOLA GONZÁLEZ

NARLY GONZÁLEZ TINOCO

DIRIGIDO A

INSTRUCTORA: XIOMARA PEÑUELA ESCOBAR

PRODUCIR DOCUMENTOS 2

CÓDIGO: 21060100104

                21060100105

                  21060100106  

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

BOGOTA D.C.

INTRODUCCIÓN:

El siguiente trabajo es con el objetivo de dar a conocer los conocimientos adquiridos en la competencia, teniendo en cuenta las normas técnicas vigentes legales de la GTC 185, donde podemos identificar las reglas que se deben tener en cuenta para la elaboración de documentos internos y externos de una organización.

OBJETIVOS:

General: Fortalecer las habilidades necesarias de la elaboración y redacción de documentos para aplicarlas en la organización.

Específicos:

·         Dar a conocer los conocimientos adquiridos en la competencia.

·         Conocer las normas vigentes legales para la elaboración de documentos.

·         Mostrar ejemplos de documentos teniendo en cuenta las estructura según la GTC 185.

NOMBRE DE LA COMPETENCIA:

“PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE II”

RESULTADOS DE APRENDIZAJE:

ü 21060100104- Elaborar documentos comerciales, actos administrativos y los del proceso de compra-venta, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales, las de la organización y las de la gestión de la calidad.

ü 21060100105- Verificar la aplicación de las normas gramaticales, semántica, morfología y sintaxis; las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales, las de la organización y las de gestión de calidad.

ü 21060100106-Utilizar las normas técnicas colombianas vigentes, las de la organización y la legislación vigente para la elaboración de documentos empresariales.

TÉCNICA 1-2-3 DE REDACCIÓN

Antes de empezar a redactar debemos reconocer aquel sustantivo focal que se convierte en el tema central en la carta.

Ejemplos de sustantivos focales:

*Solicitud

* Información

* Agradecimiento

* Conciliación

* Reclamación

* Remesa

* Aceptación 

CARTAS:

Tiene como objetivo fundamental informar al destinatario se debe tener en cuenta:

ü Tratar un solo tema                          

ü Redactar en forma clara concisa, precisa y concreta.

La carta se utiliza para:

ü Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.

ü Dar respuesta a una comunicación recibida.

ü Tramitar desarrollar o agilizar un asunto.

Existen varias clases de cartas en las cuales se destacan las:

ü Organizacionales: se producen en el desarrollo de la organización.

ü Oficiales: se producen en las oficinas públicas y del estado.

ü Personales: se utilizan entre personas que se conocen.

Partes de la carta:

MEMORANDOS:

Se utilizan para transmitir información, orientaciones, pautas, entre las tendencias locales, regionales, y las líneas de coordinación jerárquica de la organización. Sus objetivos son:

ü Informar sobre un hecho de forma breve

ü Expresar necesidades

ü Conocer aspectos sobre un aspecto determinado

Se recomienda tener en cuenta

ü Utilizar los formatos normalizados de las organizaciones.

ü Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortes, y en primera persona del plural.

ü Tratar un solo tema por memorando.

Partes del memorando:

ü Encabezado

ü Denominación del documento

ü Código

ü Fecha

ü Encabezamiento:      DE:

                                 PARA:

                                 ASUNTO:

ü  Cuerpo de texto

ü  Despedida

ü  Remitente y firmas responsables

CIRCULARES

Son de interés común, dirigido a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

Tiene como objetivo general dar a conocer información de carácter general.

Se debe tener en cuenta:

ü Tratar un solo tema

ü Usar un tratamiento respetuoso y cortes

ü Utilizar un estilo gramatical natural, sencillo y continuo

Clases de circulares

ü La circular general: Se dirige a un grupo específico de personas

ü La carta circular: Esta dirigida en forma personal.

Partes de la circular

ü Encabezado

ü Código

ü Lugar y fecha

ü Encabezamiento y destinatarios: PARA

ü Asunto

ü Saludo

ü Cuerpo de texto

ü Despedida

ü Remitente y firmas responsables

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

Certificados: Es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

Se pueden emitir certificados de:

ü Calificaciones obtenidas dentro del periodo académico

ü Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción

ü Becas, donaciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos.

Constancias: Es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.

Se clasifican en constancias para:

ü Tiempo de servicio

ü Experiencia

ü Jornada laboral

ü Salarios u honorarios

El objetivo fundamental de los certificados y constancias es dar a conocer información de carácter personal.

Características:

ü Redactar en forma precisa, clara, concreta y concisa

ü Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortes.

ü Expedir siempre en original

Partes:

ü Código

ü Lugar y fecha de elaboración

ü Cargo

ü Identificación de documento:(certifica o hace costar)

ü Cuerpo de texto

ü  Remitente y firmas responsables

ACTAS

Expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

Se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión.

Características:

ü Debe llevar el nombre del grupo que se reúne

ü Debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario

ü Se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo.

ü La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Partes de acta:

ü Titulo

ü Denominación del documento y numero

ü Encabezamiento: FECHA:

                                 HORA:

                                 LUGAR:

ü Asistentes

ü Representaciones

ü Invitados

ü Ausentes

ü Orden del día

ü Desarrollo

ü Compromisos

ü Convocatoria

ü Firmas, nombres y cargos